1.
ઓડીટોરીયમનું બુકીંગ અલગ-અલગ ત્રણ શિફ્ટમાં કરવામાં આવશે.
2.
ઓડીટોરીયમનો ઉપયોગ કરવા ઈચ્છનાર વ્યક્તિ/સંસ્થા વધુમાં વધુ ૬૦ દિવસ અગાઉ આરક્ષણ કરી શકશે. આ કામે સંપુર્ણ વિગતો સાથે ઓનલાઈન અથવા સીવીક સેન્ટર ખાતે આરક્ષણ કરી શકાશે. આરક્ષણ સમયે ડીપોઝીટ તથા ભાડાની રકમ સંપુર્ણ ભરપાઈ કરવાની રહેશે.
3.
ખાલી દિવસો/શિફ્ટનું આરક્ષણ કામકાજના દિવસો દરમ્યાન તમામ સિવિક સેન્ટર ખાતે તેમજ દરરોજ ઓનલાઈન કરી શકાશે. સિવિક સેન્ટર ખાતે વહેલા તે પહેલાના ધોરણે આરક્ષણ લેવામાં આવશે.
4.
સળંગ બે દિવસ સુધીનું આરક્ષણ આસી.મેનેજર (એસ્ટેટ), સળંગ ત્રણ થી સાત દિવસ સુધીનું આરક્ષણ મ્યુનિસિપલ કમિશ્નરશ્રી તથા સળંગ સાતથી વધુ દિવસોનું આરક્ષણ સ્થાયી સમિતિની મંજુરીથી થઈ શકશે.
5.
કેન્દ્ર સરકાર / રાજ્ય સરકાર કે રાજકોટ મહાનગરપાલિકાનો કોઈ કાર્યક્રમ આકસ્મિક નક્કી થાય તો કરવામાં આવેલ આરક્ષણ રદબાતલ કરી શકાશે.
6.
કોઈપણ સંજોગોમાં આરક્ષણ રદ કરવાનો અધિકાર મ્યુનિસિપલ કમિશ્નરશ્રીને રહેશે અને આ પ્રકારે આરક્ષણ રદ કરવામાં આવ્યે કોઈપણ ખર્ચ અથવા નુકશાનીની રકમ માટે રાજકોટ મહાનગરપાલિકાની કોઈ જવાબદારી રહેશે નહી.
7.
કાર્યક્રમનો પ્રકાર નક્કી કરવા અંગે કોઈ પ્રશ્ન ઉપસ્થિત થાય તો તે અંગે મ્યુનિસિપલ કમિશ્નરશ્રીનો નિર્ણય આખરી ગણાશે.
8.
કેન્દ્ર તથા રાજ્ય સરકારશ્રીના નિયમોનુસારના સર્વિસ ટેક્ષ કે અન્ય લાગુ પડતા ટેક્ષ ભાડે રાખનારે ભાડાની રકમ ઉપરાંત અલગથી ભરપાઈ કરવાના રહેશે.
9.
આ ઓડીટોરીયમમાં રાજકોટ મહાનગરપાલિકા દ્વારા વખતો-વખત નિયત કરવામાં આવેલ હોય તે મુજબની વીજ વપરાશની રકમ મીટર રીડીંગ મુજબની ઓડીટોરીયમ ભાડે રાખનારે નિયત ભાડા ઉપરાંત અલગથી ભરવાની રહેશે.
10.
ઓડીટોરીયમ ભાડે રાખનાર સિવાય અન્ય વ્યક્તિ કે સંસ્થાને ઓડીટોરીયમનો ઉપયોગ કરવા દેવામાં આવશે નહી.
11.
ઓડીટોરીયમના ઉપયોગ માટે આપેલ પરવાનગી તબદીલ કે એસાઈન કરવા દેવામાં આવશે નહી. તેમજ ભાડે રાખનાર ઓડીટોરીયમ વાપરવાનો હક્ક કોઈપણ સંજોગોમાં પુરેપુરો કે અંશત: બીજા કોઈને તબદીલ કરે શકશે નહી અને જો તેમ કર્યાનું જણાય તો તેમણે ભરેલી ભાડા તથા ડીપોઝીટની સમગ્ર રકમ જપ્ત કરવામાં આવશે અને કાર્યક્રમ રદ કરવામાં આવશે. તેમજ ભવિષ્યમાં આવી વ્યક્તિ કે સંસ્થાને ભાડે આપવામાં આવશે નહી.
12.
ઓડીટોરીયમના વપરાશ માટે અન્ય કાયદા હેઠળ, ધી બી.પી.એમ.સી. એક્ટ-૧૯૪૯ કે તેના નિયમો કે પેટા કાયદા હેઠળ આવશ્યક હોય તેવી તમામ પરવાનગી / લાયસન્સ વિગેરે ઓડીટોરીયમ ભાડે રાખનારે પરભારે મેળવી લેવાની રહેશે અને તેના ભંગ માટેની તમામ જવાબદારી ઓડીટોરીયમ ભાડે રાખનારની રહેશે.
13.
ઓડીટોરીયમ ભાડે રાખનાર આસામી કે સંસ્થાએ ઓડીટોરીયમ, તેના બારી-બારણાઓ, ફર્નિચર-ફીટીંગ્સ, ઈલેક્ટ્રીક ઉપકરણો, સ્ટેજ લાઈટસ, સાઉન્ડ સિસ્ટમ, ખુરશીઓ, સ્ટેજ વિગેરે તમામ વસ્તુઓ સંભાળપૂર્વક ઉપયોગમાં લેવાની રહેશે. સદરહુ વસ્તુઓ તેમજ ઝાડ-પાન-બગીચા, દિવાલોના કલર કે ઓડીટોરીયમના કોઈપણ ભાગમાં નુકશાન થશે તો તેની પુરેપુરી રકમ રાજકોટ મહાનગરપાલિકા નિયત કરે તે મુજબની ભાડે રાખનારે ભરપાઈ કરવાની રહેશે. ભાડે રાખનાર દ્વારા નુકશાનીની રકમ ભરપાઈ કરવામાં નહી આવે તો સદરહુ રકમ ડીપોઝીટની રકમમાં કપાત કરી લેવામાં આવશે. જો નુકશાનીની રકમ ડીપોઝીટની રકમથી વધુ હશે તો રાજકોટ મહાનગરપાલિકા વધારાની રકમ ભાડે રાખનાર પાસેથી મેળવવા હકદાર રહેશે અને સદરહુ કામે કાયદેસરનો દાવો કરી શકશે.
14.
ઓડીટોરીયમ ભાડે રાખનારની જવાબદાર વ્યક્તિએ નિયત સમયે ઓડીટોરીયમનો ચાર્જ લેવાનો રહેશે. ચાર્જ સંભાળતા સમયે ઓડીટોરીયમની જરૂરી તમામ વસ્તુઓનો ચાર્જ સંભાળવાનો રહેશે અને મીટર રીડીંગ લેવાના રહેશે. કાર્યક્રમ પુર્ણ થયા બાદ ઓડીટોરીયમનો ચાર્જ સંચાલક/મેનેજરશ્રીને પરત આપવાનો રહેશે. જો ભાડે રાખનાર ચાર્જ સોંપ્યા વિના ચાલી જશે તો નુકશાનીની સંપુર્ણ રકમ ડીપોઝીટમાંથી વસુલ કરવામાં આવશે.
15.
ઓડીટોરીયમનાં કોઈ પણ ઈલેક્ટ્રીકલ/ઇલેક્ટ્રોનીક્સ સાધનો, પંખા, લાઈટો, ઓડિયો-વિડિયો ઇક્વિપમેન્ટ, સ્ટેજ લાઈટીંગ કંટ્રોલ, સી.સી.ટીવી કંટ્રોલ, HT/LT ઇન્સ્ટોલેશન, ડી.જી. સેટ, UPS, સાઉન્ડ સીસ્ટમ, P.A. સીસ્ટમ, ફસાડ લાઈટીંગ વિગેરેને શો/કાર્યક્રમ દરમ્યાન કોઈ નુકશાન થશે તો થયેલ નુકશાન પેટે રાજકોટ મહાનગરપાલિકા નક્કી કરે તે મુજબનો ચાર્જ ભાડે રાખનારે ભરપાઈ કરવાનો રહેશે.
16.
ઓડીટોરીયમમાં કોઈ પણ ઈલેક્ટ્રીકલ ફોલ્ટ થયે રાજકોટ મહાનગરપાલિકાનાં લગત સ્ટાફને સત્વરે જાણ કરવાની રહેશે, અન્યથા કોઈ પણ ઈલેક્ટ્રીકલ HT/LT ઇન્સ્ટોલેશન કે લાઈટીંગ, ઓડિયો-વિડિયો ઇક્વિપમેન્ટ વિગેરેમાં ભાડે રાખનાર દ્વારા કોઈ પણ જાતના દુરૂપયોગ/ચેડા થી કે બેદરકારીથી ઈલેક્ટ્રીક શોક કે અકસ્માત કે મૃત્યુ થાય તેની સંપૂર્ણ જવાબદારી ભાડે રાખનારની રહેશે.
17.
કોઈ પણ જાતનું વધારાનું લાઈટીંગ, ડેકોરેશન કે હેલોજન લાઈટો લગાડી શકાશે નહી.
18.
ઓડીટોરીયમની સાઉન્ડ તથા લાઈટીંગ સીસ્ટમ રાજકોટ મહાનગરપાલિકાના અધિકૃત કર્મચારી / ઓપરેટર દ્વારા જ ઓપરેટ કરવાની રહેશે. અન્ય કોઈપણ વ્યક્તિને સદરહુ સીસ્ટમ ઓપરેટ કરવા દેવામાં આવશે નહી.
19.
કાર્યક્રમ માટે ભાડે રાખનારે પોતાનાં સાઉન્ડ સીસ્ટમ કે સ્ટેજ લાઈટીંગને લગત કોઈ પણ જાતના ઇક્વિપમેન્ટ કે સાધનો લાવી શકાશે નહી. કાર્યક્રમ ફક્ત ઓડીટોરીયમમાં ઇન્સ્ટોલ થયેલ સિસ્ટમથી જ ચલાવવાનો રહેશે.
20.
કાર્યક્રમ સમયે ભાડે રાખનારને કાર્યક્રમ માટે કોઈ પણ જાતના માઈક કે અન્ય વસ્તુઓ આપવામાં આવે તે કાર્યક્રમ પૂર્ણ થયે ચાલુ કન્ડીશનમાં પરત કરવાના રહેશે.
21.
ઓડીટોરીયમમાં હાલ જેટલા ઈલે. ઉપકરણો છે તેના કરતા એક પણ વધારાના ઈલે. ઉપકરણ મુકવા દેવામાં આવશે નહી. જો વધારાના ઈલે. ઉપકરણ મુકવામાં આવશે તો મ્યુનિસિપલ કમિશ્નરશ્રી નક્કી કરે તે મુજબનો દંડ કરવામાં આવશે તેમજ વધારાના ઈલે. ઉપકરણ મુકવાથી ઓવરલોડના કારણે વીજપુરવઠો ખોરવાઈ જાય કે ઈલેક્ટ્રીકલ ઇન્સ્ટોલેશન કે ઈક્વિપમેન્ટ ને કોઈ નુકશાન થાય તો તેની જવાબદારી ભાડે રાખનારની રહેશે.
22.
ઓડીટોરીયમના મુખ્ય હોલમાં ૭૭૪ સીટ તથા કોન્ફરન્સ હોલમાં ૧૮૦ સીટની વ્યવસ્થા છે. ઓડીટોરીયમમાં વધારાની ખુરશીઓ મુકવા દેવામાં આવશે નહી. જેટલી ખુરશી હશે તેટલી જ વ્યક્તિઓને પ્રવેશ આપવામાં આવશે અને સ્ટેજના કલાકારો સિવાય અન્ય કોઈ વધારાની વ્યક્તિઓને પ્રવેશ આપવામાં આવશે નહી.
23.
ઓડીટોરીયમની દિવાલો, સરફેસ, કાર્પેટ, સ્ટેજ વિગેરે ભાગોને કોઈપણ પ્રકારનું નુકશાન થાય તે પ્રકારની સામગ્રી, મંડપના સામાનનો ઉપયોગ કરવા દેવામાં આવશે નહી.
24.
ઓડીટોરીયમ જે સ્થિતિમાં સોંપવામાં આવે તે જ સ્થિતિમાં ભાડે રાખનારે પરત સોંપવાનો રહેશે.
25.
ઓડીટોરીયમ હોલ તથા કોન્ફરન્સ હોલની અંદરના ભાગે કોઈપણ પ્રકારની ખાણીપીણીની વસ્તુઓ લઈ જઈ શકાશે નહી. નાસ્તા માટે નિયત કરેલ એરીયામાં જ નાસ્તો સર્વ કરવાનો રહેશે અને નાસ્તો પુર્ણ થયા બાદ સંપુર્ણ સફાઈ કરવાની રહેશે. કોઈપણ વ્યક્તિ દ્વારા ઓડીટોરીયમ હોલ તથા કોન્ફરન્સ હોલની અંદરના ભાગે ખાણીપીણીની વસ્તુ લઈ જવામાં આવશે અથવા નાસ્તો કર્યા બાદ યોગ્ય રીતે સફાઈ કરેલ નહી હોય તો મ્યુનિસિપલ કમિશ્નરશ્રી નક્કી કરે તે મુજબનો દંડ વસુલવામાં આવશે.
26.
ઓડીટોરીયમમાં ફક્ત તૈયાર નાસ્તો જ સર્વ કરવા મંજુરી આપવામાં આવશે. કોઈપણ પ્રકારની રસોઈ કરવાની મંજુરી આપવામાં આવશે નહી.
27.
કાયદાકીય રીતે પ્રતિબંધિત કોઈ પણ ચીજ વસ્તુ કે પદાર્થ ઓડિટોરિયમમાં લાવી શકાશે નહી
28.
કાર્યક્રમ પ્રસંગે એન્ટ્રી, પાર્કિંગ તેમજ બેઠક વ્યવસ્થા યોગ્ય રીતે જળવાય રહે તે હેતુથી ઓછામાં ઓછા ૪ સિક્યુરીટી ગાર્ડની વ્યવસ્થા ભાડે રાખનાર સંસ્થાએ કરવાની રહેશે. તેમજ વિશેષ જરૂરીયાતના સંજોગોમાં વધારાના સિક્યુરીટી ગાર્ડની વ્યવસ્થા પણ ભાડે રાખનારે કરવાની રહેશે. સુચવ્યા મુજબની સિક્યુરીટીની વ્યવસ્થા નહી કરવામાં આવે તો રૂ.૫૦૦૦/-નો દંડ કરવામાં આવશે.
29.
મુખ્ય ઓડીટોરીયમ તથા કોન્ફરન્સ હોલ માટે બુકીંગ કરાવેલ સમયથી વધારાનો સમય આપવામાં આવશે નહી. વધારાના સમય માટે જરૂરીયાત હશે તો પાછળના સમયમાં અન્ય કોઈ વ્યક્તિ/સંસ્થાને ભાડે અપાયેલ નહી હોય તો ઓડીટોરીયમના કિસ્સામાં જે-તે શિફ્ટના ભાડાની રકમના ૩૦% મુજબની પ્રતિ કલાક ભાડાની રકમ વસુલી વધુમાં વધુ ૩ કલાકનો વધારો કરી આપવામાં આવશે જ્યારે કોન્ફરન્સ હોલના કિસ્સામાં રૂ.૧૫૦૦/- પ્રતિ કલાકના વસુલી જરૂરીયાત મુજબના સમય માટે ફાળવવામાં આવશે.
30.
શિફ્ટના સમય પહેલા ઓડીટોરીમમાં પ્રવેશ આપવામાં આવશે નહી. અનિવાર્ય સંજોગોમાં જરૂરીયાત ઉભી થાય તો રાજકોટ મહાનગરપાલિકાની મંજુરી મેળવવાની રહેશે.
31.
બિભત્સ, અશોભનીય તેમજ કાયદાથી પ્રતિબંધિત કાર્યક્રમો રજુ કરી શકાશે નહી.
32.
ઓડીટોરીયમમાં કોઈપણ પ્રકારનું ધુમ્રપાન કરી શકાશે નહી કે તમાકુ, ગુટકા, પાન-મસાલા ખાઈ શકાશે નહી. કોઈ વ્યક્તિ ઓડીટોરીયમાં ધુમ્રપાન કરતા, પાન-માસાલા ખાતા કે જ્યાં ત્યાં થુંકતા પકડાશે તો રૂ.૫૦૦નો દંડ ભાડે રાખનાર પાસેથી વસુલવામાં આવશે.
33.
ટીકિટોનું એડવાન્સ બુકીંગ વધુમાં વધુ પાંચ દિવસ અગાઉ ઓડીટોરીયમ ઉપર કરવા દેવામાં આવશે. એડવાન્સ બુકીંગના દિવસોમાં ક્રાઉડ મેનેજમેન્ટ તથા જરૂરી સિક્યુરીટીની વ્યવસ્થા ભાડે રાખનારે કરવાની રહેશે. આ પ્રકારની જરૂરીયાત મુજબની વ્યવસ્થા કરવામાં આવશે નહી તો ઓડીટોરીયમ ખાતે એડવાન્સ બુકીંગ કરવા દેવામાં આવશે નહી.
34.
ઓડીટોરીયમમાં નિયત કરેલ જગ્યાએ જ સુશોભન કરવા દેવામાં આવશે. પડદા, ઝાલર કે અન્ય કોઈ જગ્યાએ કોઈપણ જાતનું સુશોભન કરવા દેવામાં આવશે નહી.
35.
ઓડીટોરીયમ જેના ચાર્જમાં હોય તે મેનેજર/સંચાલક, રાજકોટ મહાનગરપાલિકાના સંબંધિત કર્મચારી-અધિકારી ઓડીટોરીયમના વપરાશ સમય દરમ્યાન સ્ટેજ કે તેના કોઈપણ ભાગમાં પ્રવેશ કરવાનો અધિકાર ધરાવે છે. તેઓ ઓડિટોરિયમ/કોન્ફરન્સ હોલની ચકાસણી માટે કોઈ પણ સમયે પૂર્વ મંજુરી વગર આવી શકશે.
36.
કાર્યક્રમના સમય પહેલા ઓડીટોરીયમના મેનેજર/સંચાલકને ભાડા-ડીપોઝીટની પહોંચ દર્શાવવાની રહેશે અન્યથા પ્રવેશ આપવામાં આવશે નહી.
37.
ઓડીટોરીયમના મેનેજર/સંચાલકની સુચનાનું સંપુર્ણ પાલન કરવાનું રહેશે.
38.
ભાડે રાખનાર ઓડીટોરીયમની અંદર એક બેકડ્રોપ સિવાય અંદર કે બહારના ભાગે કોઈપણ પ્રકારની જાહેરતના બેનર/હોર્ડીંગ્સ લગાવી શકશે નહી.
39.
ઓડીટોરીયમ કેમ્પસમાં ફટાકડા ફોડી શકાશે નહી કે વધારાની રોશની કરી શકાશે નહી.
40.
ભાડે રાખનારે કાર્યક્રમમાં આવતા લોકો માટે ફ્રી પાર્કિંગ પુરુ પાડવાનું રહેશે. પાર્કિંગ માટે કોઈ અલગથી ચાર્જ વસુલી શકાશે નહી.
41.
ભાડે રાખનારે નિયત સ્થળે જ વાહનોનું પાર્કિંગ કરાવવાનું રહેશે. ટ્રાફિકને અડચણરૂપ ન થાય તે રીતે પાર્કિંગ કરાવવાની જવાબદારી ભાડે રાખનારની રહેશે.
42.
આરક્ષણ કરાવ્યા બાદ કોઈ કારણોસર ઓડીટોરીયમનો ઉપયોગ કરવાનો ન હોય તો ઓડીટોરીયમ ભાડે રાખ્યાની તારીખથી ઓછામાં ઓછા ચોખ્ખા સાત કેલેન્ડર દિવસ અગાઉ ઓફિસ સમય દરમ્યાન લેખિત અરજી કર્યેથી ભાડાની રકમના ૫૦% કેન્સલેશન ચાર્જ કાપી લઈ બાકી રહેતી ભાડાની રકમ, મેન્ટેનન્સ ચાર્જ તથા ડીપોઝીટ સાથે પરત આપવામાં આવશે. પરંતુ તે તારીખે જો અન્ય વ્યક્તિ/સંસ્થા દ્વારા ઓડીટોરીયમ બુક થાય તો ભાડાની રકમના ૨૫% કેન્સલેશન ચાર્જ કાપી લઈ બાકી રહેતી ભાડાની રકમ, મેન્ટેનન્સ ચાર્જ તથા ડીપોઝીટ સાથે પરત આપવામાં આવશે.
43.
શહેરમાં કોઈ કારણોસર અશાંત પરિસ્થિતિ પેદા થાય અથવા માનવ કાબુ બહારના કોઈ સંજોગો ઉભા થાય અને તેને પરિણામે કોઈ સંસ્થાને નિયત તારીખે પોતાનો કાર્યક્રમ રદ કરવાનો થાય તેવા પ્રસંગે અરજદારની અરજીની ચકાસણી કરીને ખાસ કિસ્સા તરીકે મ્યુનિસિપલ કમિશ્નરશ્રી વૈકલ્પિક તારીખ બદલી આપી શકશે. આવી વૈકલ્પિક તારીખ ઓડીટોરીયમના આગામી આરક્ષણના નિયમો મુજબ જ આપવામાં આવશે અને તે અંગે કોઈ પસંદગીને અવકાશ રહેશે નહી.
44.
ભાડે રાખનાર વ્યક્તિ/સંસ્થા દ્વારા જાણી-જોઈને ઉપરોક્ત નિયમોનો ભંગ કરવામાં આવશે અથવા સુચના આપ્યા બાદ પણ નિયમોનું પાલન નહી કરવામાં આવે અને ઓડીટોરીયમને ગંભીર નુકશાન પહોંચાડવામાં આવશે અથવા યોજવામાં આવેલ કાર્યક્રમથી રાજકોટ મહાનગરપાલિકાની પ્રતિષ્ઠાને હાની પહોંચાડેલ છે તેવુ મ્યુનિસિપલ કમિશ્નરશ્રીને જણાશે તો મ્યુનિસિપલ કમિશ્નરશ્રી જે-તે સંસ્થા/વ્યક્તિને કાયમી ધોરણે બ્લેકલીસ્ટમાં મુકી શકશે અને તે વ્યક્તિ કે સંસ્થાને રાજકોટ મહાનગરપાલિકાની કોઈપણ પ્રોપર્ટી ભાડે આપવા મનાઈ ફરમાવી શકશે તે અંગે કોઈ વિવાદ ચાલશે નહી.
45.
ઉપરોક્ત નિયમોના અર્થધટન બાબતે કોઈ પણ પ્રશ્ન ઉપસ્થિત થાય તો તે અંગે મ્યુનિસિપલ કમિશ્નરશ્રીનો નિર્ણય આખરી ગણાશે.
46.
ઓડીટોરીયમ ભાડે રાખવા સંબંધે કોઈપણ કાનુની વિવાદ ઉપસ્થિત થાય તો ન્યાયક્ષેત્ર રાજકોટ રહેશે.